プライバシーマークを新規に取得する・更新する場合にも非常に面倒なのが、申請書類の作成になります。
会社規模にもよりますが、数十ページにわたる申請書や集める書類の多さ・・・キングファイルがパンパンになるくらいの資料を送ることも結構あります。

準備結構時間がかかる申請準備ですが、準備する上でのポイントをしっかりと押さえておく必要があります。
そんな5つのポイントについて解説したいと思います。

 

【書類集め】
まず、新規・更新ともに絶対に重要でボリュームが多いものが下記です。
・プライバシーマークに関連するマニュアル
・様式、記録
・就業規則(作成している場合)

上記についてはPマークの取り組みを行っている以上、必ずあります。(就業規則は会社規模にもよりますが・・・)
様式・記録の詳細が分からない場合はマニュアルや文書・記録の一覧を確認してください。

それ以外では下記になります。
・会社の登記簿謄本(履歴事項全部証明書もしくは現在事項全部証明書)
・会社の定款(審査機関によっては更新申請時は不要)
登記簿謄本は社内に3か月以内に発行されたものがあれば、それを利用して問題ないですが、残っていない場合は法務局に取りに行く、電子申請で取得などが必要です。

定款については会社に必ずありますのでコピーして送ることになります。

 

【審査機関の選定】
審査機関は現在20機関あります。
審査機関には決められた地域の審査しかしないところ、業種を限定しているところ、審査機関の母体となる法人の会員に限定しているところ、など様々あるので、ご相談ください。

※一般財団法人日本情報経済社会推進協会　プライバシーマーク制度から引用
・更新の場合
基本的にこれまで申請している審査機関に申請することになります。
ただ、更新申請をするタイミングで審査機関を変更することも可能です。

・新規の場合
特にこだわり等なければ、最寄りの審査機関が一番手ごろです。
コンサルタントを入れている場合はどこがお勧めか聞いてもらっても良いと思います。
ただ、コンサルタント選びにもなりますが、どこの審査機関であっても対応できるコンサルタントでないとダメだとは思います・・・
審査機関によっては入会金や年会費が発生するところ、特定の業種しか審査を行ってくれないところがあるので注意が必要です。

 

 

【申請書を書く】
3つ目が実際の申請書の記載です。
審査機関のHPに記入例もありますが、意外と分かりづらいです。
初期設定されているフォントもメチャクチャでそのまま使うと見た目もよろしくありません(笑)

書き方が明確に決まっていないページも多かったりするので、専門家に相談しながらの作成が確実とも言えます。

 

【申請書類の提出】
書類の収集・作成が終わるとファイリングを行っての提出です。
インデックス付けなど、注文があったりします。
書類が多いので、見やすくしましょう。という形になるので、見る人を意識して作成することをお勧めします。

提出は郵送・持込みどちらでも大丈夫です。
ただ、重たいので郵送が無難です。
審査機関がどんなところか見に行ってみたい方にとっては、持込みもありだと思います。

 

【まとめ】
ポイントしっかり押さえてもらうと申請にそこまで手間がかかることはありませんが、慣れていないと時間がかかりますし、時間が勿体ないです。

ミスがあった際には再提出の手間がかかる可能性もあるので、専門家に相談することが時間短縮とも言えます。

当事務所ではプライバシーマークの申請を専門に行っていますのでお気軽にご相談ください。