会社にいきなり、警察署から個人情報の照会がくると皆さんドキッとくるのでないでしょうか。
警察だから言われるがままに答えてしまう。それとも個人情報保護の観点から一切回答しない。
どちらの対応が良いのでしょうか。
なかなか判断がつかないのではないかと思います。

今回は警察から照会を受けた場合どうすべきかについて触れてみたいと思います。

【個人情報保護法上の対応】
個人情報保護法では16条にて目的外の個人情報の利用の制限、23条にて同意のない第三者への提供の禁止をうたっています。
警察など捜査機関からの個人情報の照会に対する回答は「目的外の利用における第三者提供」に該当すると言えます。
ただし、捜査機関からの照会が刑事訴訟法197条2項に基づくものであれば、個人情報保護法の16条や23上のただし書きの「法令に基づく場合」が適用でき、外部への第三者提供が可能になります。

【実務上のステップ】
では、実務上どのように対応すべきなのでしょうか。
・ステップ1：根拠となる法令等を確認する
まずは警察がどのような法令に基づいて照会をかけてきているのか確認しましょう。
主な法令等としては刑事訴訟法197条2項を根拠にした照会と同法507条を根拠にしたものなります。
これらを根拠法とした場合は個人情報保護法上も「法令に基づく場合」のただし書きが適用でき、第三者提供を適法に行うことができます。

・ステップ2：照会の趣旨等を確認する
照会があった場合、照会文書がおそらく届くかと思います。
そこに記載のある担当者の方に連絡を取り、可能な範囲で照会の趣旨、目的など個人情報の提供に必要なことを確認してください。

・ステップ3：必要な範囲で回答を行う
照会趣旨などを確認した上で捜査機関に回答することになりますが、その際には必要な範囲の情報の提供に留めましょう。
保有している個人情報によってはセンシティブ情報や要配慮個人情報を持っていることもあり、それら含めて照会に入っていない情報を提供すると不当に本人の権利利益を侵害してしまう可能性があります。
ですので、照会趣旨を満たすことができる範囲での回答をすべきであると考えられます。

【最後に】
捜査機関などから照会があった場合、どのように対応したか社内で対応記録をしっかり残しておくことをお勧めします。
そうすることでもし再度どうような照会があった場合の対応指針となりますし、個人情報を外部に提供等をした履歴としても残すことが可能になります。

個人情報の取扱いはシビアになってきている状況でもあるので、しっかりと法令や実務を把握した上で専門家のサポートを得ることが大事と言えます。