個人情報保護法の中で、会社に対して自身の個人情報を開示や削除を要求する権利があります。

 

いわゆる、開示等の請求です。

 

日本では個人情報保護法に則ったこの開示等の請求がなかなかなされていない現状もあり、事例が乏しいところす。

実際に会社としては開示等の請求があった場合にどう対応したら良いのか。が分からないことが非常に多い状況です。

今回はそんな開示等の請求についての流れをお話したいと思います。

 

【開示等の対象となる個人情報】

まずはどんな情報がこの開示等の対象になるかです。

基本的には下記のようなものが対象例になります。

・会社の従業員情報

・直接取引する相手先の情報

・ECサイト等であれば、サイトの利用者・購入者情報

 

端的に言い換えると自分(会社)が直接個人情報の本人からもらった情報・それに関連する個人情報が対象になります。

言い換えると委託・受託の関係で委託元から一括でもらった個人情報は開示等の対象外と考えてもらって大丈夫です。

 

ざっくり定義を話したとしても、いざ本番となるとどこまでが対象か把握出来ないかと思います。あらかじめ、リストを作成するなどして対象となる個人情報にどんなものがあるのか作っておくといざという時に途方に暮れることがないと思います。

 

【開示等にはどんな種類があるのか】

開示等と一括りにしていますが、実はいろいろと種類があります。

利用目的の通知：どんな目的で自分の個人情報を利用しているのか明確に教えて欲しい

開示：会社が自分の個人情報についてどこまでどんな情報を知っているのか教えて欲しい

訂正、追加、または削除：開示された個人情報に対して内容の訂正、追加、削除を要求する

利用又は提供の拒否：実際に自分の個人情報を使うことを停止してもらう

 

これだけのことが「開示等」の一言の中に含まれています。

これらの内容、関係性をなかなか全て詳細に把握している人もいないかと思いますが、把握出来ていないと、いきなり俺の情報を削除しろ！と言われて削除してしまう。なんてことが起きる可能性があります。

【対応前の準備】

次に準備しなければならないことですが、下記ような準備が必要です。

・申請、回答書式等の用意

・窓口、担当者の設置

・連絡先等の文面作成、公表

まずは書式の準備です。

開示等を請求する時の申請書とその回答を説明する回答書のようなフォーマットが必要になります。

申請書には「請求者の氏名」、「住所等の連絡先」、「本人確認した書類の種類」、「請求内容」、「会社が個人情報の提供を受けた時期や方法」、「代理人が請求するのであればその詳細」などが必要になります。

 

回答書については、実際に結果を書くことになるので、ある程度フリーフォーマットでも良いでしょう。

次に「窓口・担当者の設置」ですが、責任者・担当者は明確に定めてください。電話に出た人が勝手に対応するなんてことがないようにしなければなりません。

プライバシーマークを取得している会社であればプライバシーマークの責任者が就くことが多いかと思います。それ以外ですと個人情報を一番扱う部門の責任者や担当する役員の方なども例になります。

責任者・担当者を決めたら、必ず社内に周知をしてください。

先ほど触れた通り、電話に出た人の勝手な判断で対応することを防ぐためです。開示等の請求の問い合わせが来たら、担当に電話を回す。が重要です。

個人情報の開示等の請求の際にはクレームになっている可能性も否定が出来ず、不十分な対応やたらいまわしはトラブルの元になります。

 

3つに目には「連絡先等の文面作成、公表」です。

「開示等の請求の流れ」、「連絡先(電話・メール等)」、「本人確認の手段」などありますが、1つ重要なことは開示等にかかる手数料です。

明確な価格は法律等で決まってはいません。ただ、高額過ぎる金額を提示することは出来ません。ここでの価格設定はある意味開示等の請求を会社がどう対応するかのキモにもなってきます。

こういったことを記載した文面は会社のHPなどで公表することが主流になります。

 

【最後に】

最後にこの開示等の請求は滅多に発生することはありません。

ただ、手順や内容を把握出来ていないと、もし発生した時に対応が不十分になってしまう可能性があります。

例えば、本人確認をしっかりせず個人情報を開示したことで個人情報が第三者に漏えいしてしまった。なんてこともあり得ます。

なかなか浸透していない制度にもなりますが、ここをしっかり対応することで個人情報が適切に管理出来ている会社であることをPRすること可能になります！