内部監査などの不適合事項が発生してしまうと是正処置と言うものが発生します。

 

是正処置と聞くと難しい表現になります、言葉を変えると改善処置と言うことになります。

 

表現を変えても、一体どのように是正処置を進めるのかイメージがつかない人も多いかと思います。

 

今回は是正処置の流れを具体例を含めて、触れて行きたいと思います。

 

内容をイメージしてもらいやすいように内部監査で「クリアデスク（整理整頓）」が実施できていなかった。と言う不適合をベースに話を進めていきます。

 

ステップ１：不適合内容の確認

まず、最初に実施しなければならないこととしては発生した不適合の内容の確認です。

 

内部監査で出た「クリアデスク」が実施できていなかった。と言うことが不適合内容になります。

しっかりとその事実、可能であればその詳細（クリアデスクがどのように実施されていなかった等）」を確認することが重要であると言えます。

 

ステップ２：原因追求

２つ目のステップは原因の追求です。

是正処置は単に出来ていなかったことをやるだけではありません（今回は場合、クリアデスクが出来ていなかったから、片付けるだけ）。

なぜ、クリアデスクが実施出来ていなかったかをちゃんと原因追求していく必要があります。

書類をしまう場所がなかったからクリアデスクが出来ていなかったのか。退社時に片付けると言う習慣がないから書類が放置されていた。等、原因をちゃんと追求していく必要があります。

今回は「書類をしまう場所がなかったからクリアデスクが出来ていなかった」と言う例をベースに進めていきます、。

 

原因追求のポイントは「なぜ」を繰り返すことです。ここは時間を少しかけてでもしっかりしておこなかいと次以降の実際の改善がうまくいかず、意味のない是正処置になってしまう可能性があります！

 

ステップ３：改善案の検討

原因の追求が終われば、次は改善案の検討です。

ここでのポイントは改善案が原因の改善するためのものになっているかになります。

「クリアデスクが出来ていなかった。」と言う事実ではなくその原因となっている「書類をしまう場所がなかったからクリアデスクが出来ていなかった。」と言う原因を解決するためのものである必要があります。

 

今回はしまう場所が足りない。と言うことが原因ですので、例えば、「キャビネットを購入して、新しいキャビネットに書類をしまうようにする」等が改善案の１つになってきます。

 

ステップ４：改善結果の確認

改善案が決まれば、それを実行します。

今回は「キャビネットを購入して、新しいキャビネットに書類をしまうようにする」が改善案になっているので、それを実行します。

キャビネットを購入し、そこに書類をしまうことで、これまで出来ていなかったクリアデスクが実施可能になったかを記録に残していくことになります。

 

改善案の通りに進んだのであれば、「キャビネットを購入して、新しいキャビネットに書類を仕舞うようにした」と言うのが結果になります。

仮に改善案の通りにいかなったのであればそれを結果として記載する必要があります。

 

ステップ５：有効性の確認

一番最後のステップは有効性の確認です。

一瞬ピンと来ないですが、実施した結果がちゃんと機能しているかの確認です。

 

今回のケースですと、「キャビネットを購入して、新しいキャビネットに書類を仕舞うようにした」と言う結果がちゃんと機能しているかになります。

具体的な内容としては新しいキャビネットがちゃんと使われており、クリアデスクが継続されているかがポイントになります。

 

もし、ここでイメージした結果になっていなかった場合、改善案がおかしかったもしくは原因の解決のための取り組みになっていなかったことになります。

ステップ２か３に戻って再度改善活動を行っていく必要があります。

 

このように是正処置には多くのステップがあり、時間がかかります。

ですが、ちゃんと筋道を立てて行うことで効果的な改善が行え、同じようなミスや不適合が起きないようになってきますので、しっかりと行うことが重要になります。